7 лучших фишек Google Workspace, позволяющих улучшить рабочие места ваших организаций

23 января 2023

Облачное пространство Google Workspace давно привлекает бизнес своей многофункциональностью. На сегодня сервис популярен среди 3 млрд пользователей, он включает полезные приложения для всех подразделений вашего предприятия. Более детально можете ознакомиться с платформой в нашем материале: Краткий обзор сервисов и версий Google Workspace.

В 2022 году компания Google благодаря своим клиентам вдохновилась на разработку еще 300 новых функций для облачного сервиса. Производитель предусмотрел, что приложениями Google Workspace пользуется разная аудитория – небольшие компании, клиенты из государственного сегмента, крупные коммерческие предприятия. Главная задача платформы заключается в том, чтобы помочь сотрудникам настроить совместную работу, эффективно проводить свое время. При этом важно быть уверенным в безопасности данных и пользователей. Google учитывает эти факторы, регулярно добавляет новые фишки и обновления. Ниже мы рассказали о семи инновациях Workspace, которые улучшат производительность вашего бизнеса.

1. Расширенные возможности «умного холста» - нет необходимости переключаться между контактами и приложениями.

   В современных реалиях совместная работа должна быть организована с максимальным удобством. Когда все нужные инструменты и вкладки всегда в одном месте. В большинстве случаев во время рабочего процесса необходима одновременно информация о данных и о людях. Документы Google предусматривают удобство в этом направлении, но «умный холст» - новый уровень эффективности и превращения идей в действия. Простая @-ссылка в Документах, Таблицах, Презентациях позволит вовлечь людей и данные в интеллектуальный процесс, и все это в одном пространстве, без переключения программ. Разработчик расширил возможности «умного холста» для сторонних приложений – теперь пользователи могут работать с данными Asana, Atlassian, Figma, Salesforce, оставаясь в Workspace. Появились в программе «умные чипы», временная шкала в Google Таблицах. Теперь простая электронная таблица превращается в мощную панель инструментов для отслеживания продуктов, где люди, данные и идеи собраны в одном месте.

2. Повышение эффективности гибридной работы – между удаленными и офисными сотрудниками теперь нет границ.

   Множество компаний отдают предпочтение гибридной работе и часто испытывают неудобство при коммуникации своих работников. А люди, работающие на «удаленке», чувствуют себя изолированными от коллег и от организации в целом. Сейчас стираются границы между локациями и устройствами благодаря иммерсивным соединениям. Таким образом, весь коллектив будет ощущать себя в одном месте, даже если кто-то из них находится за пределами компании. Осенью прошлого года в Google Презентациях появилась функция спикера для улучшенного взаимодействия во время видеовстреч. Опция позволяет объединить историю и рассказчика, разместить видео докладчика в Meet непосредственно в их контенте. Среди новаций – также режим компаньона на смартфоны, когда участники используют экран в телефонах для чата, поднятия рук и пр. Кроме того, обеспечивается адаптивное кадрирование для камер с искусственным интеллектом от Huddly и Logitech, что позволяет удаленным сотрудникам четко видеть каждого в конференц-зале.

3. Восстановление портретной ориентации, портретная подсветка – улучшено качество видео и звука.

   При повышенной загруженности и активности сотрудников важно обеспечить хороший звук и картинку во время видео- или аудио конференций. Иногда человек присоединяется к совещанию из шумного аэропорта, из кофейни с тусклым освещением, или с нестабильным соединением Wi-Fi. В Google Workspace появилась опция восстановления портретной ориентации, портретная подсветка, автоматическая де-реверберация. Эти возможности помогут пользователям, которые находятся в дороге, в темном помещении или с неустойчивым интернетом. Во время видеозвонков в Meet картинка видео теперь будет четкой, с подсветкой. Разработчик добавил автоматическое кадрирование видео – при включении видео ваш портрет автоматически выровняется по центру видеоплитки перед подключением. Полезное нововведение – автоматически создаваемые субтитры, которые помогут в коммуникации с пользователями на международном уровне, вы сможете выбрать один или несколько языков для общения.

4. Краткие обзоры документов, дайджест разговоров в Chat, возможности искусственного интеллекта Google.

   Ежедневно через различные гаджеты пользователи узнают массу информации, которую нужно фильтровать и анализировать. Некоторые документы требуют срочного прочтения, а какие-то менее важные или не являются первоочередными. Для удобства разработали автоматически создаваемые сводки в Документах – это краткий обзор ключевых элементов для быстрого анализа важной информации и расставления приоритетов. Аналогичный подход применяется и для сводок разговоров в Chat с полезным дайджестом бесед. Искусственный интеллект Google позволяет создавать автоматические транскрипции встреч в Google Meet (английский язык доступен; французский, немецкий, испанский и португальский языки появятся в 2023 году). Автоматическая транскрипция — это быстрый и простой способ для участников, которым нужна запись разговора и результаты собрания.

5. Объединение Gmail, Chat, Docs и Meet в унифицированную систему

   Пользователи Workspace обычно много времени тратят на переключение между электронной почтой, чатом и виртуальными или гибридными собраниями. Для решения этой проблемы в 2022 году объединили Gmail, Chat, Docs и Meet в единую унифицированную систему (с возможностью настройки в зависимости от вашего стиля работы). Даже по прошествии 18 лет Gmail как самая популярная в мире платформа электронной почты, продолжает развиваться. В частности, ускорен поиск во входящих с помощью поисковых чипов, которые фильтруют и сортируют результаты. Пространства в Google Chat получили новые возможности. Команды могут делиться идеями, обсуждать темы, совместно работать над документами и назначать задачи. Организации нуждались в поддержании связи своих сотрудников — как друг с другом, так и с организацией в целом. Поэтому пространства стали более доступными для обнаружения, расширено членство в пространстве до 8000 человек. В начале 2023 года предоставятся дополнительные места для анонса (только для трансляции).

6. Безопасная работа, соблюдение требований соответствия и конфиденциальности.

   В условиях постоянно развивающегося мира безопасность и конфиденциальность особенно важны. Это основа для любого сотрудничества не только между офисным, но и между распределенным персоналом. Пользователи Gmail получают ежедневно почти 15 млрд нежелательных сообщений, программа блокирует почти 100% спама, фишинга и вредоносных приложений. Для помощи глобальным организациям в соответствии с требованиями конфиденциальности установлен суверенный контроль. Компаниям в ЕС и в других странах предоставляются новые возможности для контроля, ограничения и мониторинга передачи данных между регионами. Google запустила новые разрешения на доступ, чтобы организации могли создавать подробные правила для доступа к защищенным данным. Кроме того, разработчик запустил шифрование на стороне клиента для Gmail и Календаря, добавив возможности CSE, которые уже доступны в Диске, Документах, Таблицах, Презентациях и Meet. Для пользователей упрощено соблюдение политик обмена данными, предотвращается потеря данных для чата и новые правила доверия на Диске для детального контроля над внутренним и внешним обменом.

7. Перенос в Workspace других приложений, интеграция AppSheet и Google Chat

   Организациям и их сотрудникам нужен простой и безопасный доступ к электронной почте, чатам, видеоконференциям. Для них важно, чтобы все инструменты слаженно работали с другими приложениями. Это будет способствовать визуализации данных, эффективному управлению и созданию креативных проектов. Workspace продолжает быть самой открытой и расширяемой платформой для повышения производительности пользователей по всему миру. В 2022 году Google расширили среду с помощью API для Meet и Chat и дополнительного SDK для Meet (оба находятся в стадии тестирования и развертывания в начале 2023 г.) Разработчики смогут обогатить возможности Meet, безопасно подключая его к сторонним приложениям. Предусмотрена интеграция AppSheet и Google Chat для возможности создания пользователями собственных приложений AppSheet и взаимодействие с ними прямо в Chat.