Обзор Jira Work Management: простое управление проектами для всех бизнес-команд

2 июня 2021

Jira считается мощнейшей платформой, одним из топовых таск-менеджеров в сфере управления проектами. Сервис выпускается в различных модификациях, популярный среди многих организаций. Прежде чем приступим к обзору программы Jira Work Management, расскажем предысторию создания продуктов семейства Jira. В Австралии два студента-программиста решили основать компанию по разработке программного обеспечения. У ребят был план – создать флагманский полезный продукт и продать его без создания отдела продаж. И у них это получилось, в 2002 году появилась компания Atlassian, несколько лет ее финансировали на собственные средства основатели. В том же 2002 году Atlassian представила удобную систему для работы с ошибками, предназначенную для создания взаимной коммуникации всех пользователей организации. Изначально Jira использовалась в операциях разработки ПО, позже ее функциональные возможности расширились. Систему стали применять как программу по управлению проектами, задачами.

К слову, разработчики Atlassian – первые в мире, кто реализовал такого рода инструмент для управления проектами. И функционал был довольно уникален в своей нише. Позже появились плагины, усовершенствовались редакции. В течение времени разрабатывались разновидности инструментов Jira: Software, Align, Service Management. И вот совсем недавно, в апреле 2021 года была создана Jira Work Management. Что собой представляет это решение, какие основные возможности программы и в чем отличия Jira Work Management от Jira Core, расскажем в этой статье.

Для чего создана программа Jira Work Management (JWM)?

Предыдущие версии Jira рассчитаны на управление, реализацию IT-процессов, созданы для команд разработчиков. Платформой Jira Work Management может пользоваться абсолютно любой человек, имеющий учетную запись JWM, и который состоит в разделе управления пользователей. Основная задача выпуска Jira Work Management – сделать удобным взаимодействие всех бизнес-команд компании. Прежде всего программа создана для упрощения коммуникации отделов маркетинга, финансов, кадрового сектора, дизайнеров, юристов и других подразделений.

Платформа предусматривает удобство взаимодействия этих отделов с IT-разработчиками для упрощения работы внутри организации. Продукт универсален, подразумевает решение комплексных рабочих моментов, автоматизацию текущих процессов, методы управления секретностью для защиты данных. Чем же отличается Jira Work Management от Jira Core? Jira Work Management – это усовершенствованная версия Jira Core, по сути, произошел ребрендинг и расширились функции. Появились новые шаблоны, обновился интерфейс, более понятен для специалистов, не слишком подкованных в технических терминах.

Ключевые функциональные возможности Jira Work Management:

Инструмент позволяет управлять любыми процессами, как простыми проектами, так и сложными задачами.

Управление заданиями. В хронологической последовательности есть возможность создать схему зависимостей, совершать планирование своей работы по типу диаграммы Ганта. Специальный редактор поможет просматривать, вносить, восстанавливать, группировать нужные элементы. Информация просматривается в виде списка. Текущие задачи представлены по типу календаря – Вы сможете редактировать, отслеживать запланированные процессы. В программу встроен редактор форм, он позволяет удобным способом проверять, и при необходимости перетаскивать их. Актуальность заданий означает, что вы можете наблюдать за их статусом, и видеть какие срочные, а какие находятся на стадии ожидания. Также можно разбивать задания на более мелкие элементы, синхронизировать их. При необходимости защиты конфиденциальной информации, реализована возможность блокирования данных для конкретных пользователей. В программе можно сделать интеллектуальные ссылки интерактивными, упорядоченными.

В Jira Work Management пользователи могут использовать Automation, для запроса подтверждения от ответственных лиц. В программе предусмотрены более 25 шаблонов для работников маркетингового, кадрового, юридического отделов. В систему управления проектами входит возможность создавать метки, мониторить сроки выполнения, устанавливать даты начала и окончания задач. Задания можно группировать согласно разделам, компоновать на свое усмотрение.

Формирование данных в отчеты. Создавайте удобные вам форматы отчетов, личные проекты сотрудников для классификации приоритетности заданий. В режиме online можно контролировать работу представителей команды. В программе имеется более 30 шаблонов графиков и отчетов. Наличие фильтров позволяет проводить сортировку по заданным условиям или полям. Jira Work Management создает возможность автоматического импорта информации из других таблиц в формате CSV-файла и экспортировать данные в файлы Word, CSV, JSON или XML формат.

Настройка. В Jira Work Management простым способом можно управлять безопасностью, конфиденциальностью, регулировать процессы. В программе продуманы глобальные настройки, рабочие моменты, принципы автоматизации, их можно использовать в совокупности с другими проектами. Сторонние пользователи могут просматривать, управлять задачами, без проведения авторизации. Налажена работа с мультимедийным эффектами – есть возможность настроить фирменную символику, корректировать цвета, темы, регулировать визуальный вид фона.

Как работает Jira Work Management для конкретных отделов компании

Для Сотрудников операционного отдела создан удобный раздел с возможностью планирования покупок, мониторинга запасов. Реализована функция постоянного совершенствования рабочих процессов. Пользователи могут направлять запросы на новые товары, для закупки инвентаря.
Доступные интеграции: система позволит интегрировать привычные инструменты Гугл Таблицы, электронную почту.

Представители отдела по работе с персоналом могут автоматизировать процесс заполнения вакансий, осуществлять мониторинг кандидатов. Это существенно экономит время HR-менеджера.
Доступные интеграции: корпоративный мессенджер Slack, Gmail, Zendesk.

Бухгалтеры и финансисты могут теперь быть спокойны – отображение в виде календаря поможет в отслеживании заданий с ошибками и сформирует ежемесячные задачи в автоматическом режиме. Упрощены процессы для проведения аудита в конце года. В программе реализована вкладка «Формы», с ее помощью проводится мониторинг запросов, создание нового бюджета, формирование информации о расходах. Пользователи могут формировать динамические отчеты и дашбоарды.
Доступные интеграции: Гугл Таблицы, Microsoft Excel, Slack.

Jira Work Management упрощает для юристов рабочий процесс. Это создание документов, снижение рисков, обмен информацией. В программе предусмотрено представление в виде доски, что позволит проверять каждый документ перед этапом подтверждения. В Jira можно редактировать файлы, мониторить различные запросы.
Доступные интеграции: Slack, ZOOM, почта Gmail.

Заключение:

С Jira Work Management работа превращается в удовольствие. Большинство процессов автоматизированы, широкий функционал программы упрощает рутинную работу. Налажено взаимодействие всех отделов в компании, что обеспечивает эффективность трудовой деятельности.